Mittelständische Logistikunternehmen stehen vor der Herausforderung, eine wachsende Vielfalt an Leistungen, Kundenanforderungen und Prozessen zu steuern. Unterschiedliche Transportarten, individuelle Kundenlösungen und gewachsene Abläufe lassen sich kaum mit vereinfachten Standardprozessen abbilden. Statt Vereinheitlichung ist Steuerbarkeit gefragt.
Ein Beispiel ist die Ebeling Logistik GmbH mit Sitz in der Region Hannover. Rund 450 Mitarbeitende, ein eigener Fuhrpark mit etwa 170 ziehenden Einheiten sowie Lagerkapazitäten prägen das Unternehmen. Das Leistungsportfolio reicht von der Distribution von Lebensmitteln und Einzelhandelswaren über Industrieverkehre bis hin zu Sonder- und Spezialtransporten sowie Lagerlogistik mit Value Added Services. Diese Vielfalt bringt eine operative Komplexität mit sich. Entsprechend spielt die IT eine zentrale Rolle.
„Als mittelständisches Logistikunternehmen müssen wir unsere Prozesse weiterentwickeln, ohne die Vielfalt unseres Geschäftsmodells einzuschränken„, sagt Hendrik Ebeling, Geschäftsführer der Ebeling Logistik. „Digitalisierung ist für uns kein Selbstzweck, sondern ein Mittel, um diese Komplexität dauerhaft steuern zu können.„
Anforderungen an das Transport Management
Um die Geschäftsbereiche zu steuern, setzt Ebeling Logistik auf das Transport Management System (TMS) WinSped der LIS GmbH. Anforderungen in Disposition, Abrechnung und Kommunikation mit Kunden und Partnern werden dort zentral abgebildet.
Die Anforderungen an das TMS umfassen durchgängige, anpassbare Prozesse im Tagesgeschäft. Automatisierung, Schnittstellen und Auswertungen spielen dabei eine Rolle.
„Wir brauchen kein System, das unsere Prozesse vereinfacht, sondern eines, das sie realistisch abbildet„, so Ebeling. „Für uns war wichtig, eine Plattform zu haben, die nicht nur den heutigen Bedarf deckt, sondern auch perspektivisch weiterentwickelt wird.„
Zentrale Plattform für Prozesse
WinSped bildet bei Ebeling Logistik Prozesse rund um Transport und Abrechnung ab. Das TMS fungiert als Plattform, die unterschiedliche Abläufe zusammenführt. Das lokal betriebene System wird durch Module ergänzt, darunter die .NET-basierte Auftragserfassung, grafische Disposition, das Abrechnungscenter, Sonderfaktura, ein Dokumentenmanagement sowie Telematik- und Automatisierungsservices. Perspektivisch sollen webbasierte Anwendungen und die CO2-Erfassung integriert werden.
Marcel Weber, IT-Verantwortlicher bei Ebeling Logistik, sagt: „WinSped ist für uns das zentrale Rückgrat unserer Transportprozesse. Das System lässt sich sehr granular an unsere Abläufe anpassen und bietet die notwendige Tiefe, um unterschiedliche Transportarten in einer Plattform effizient zu steuern.„
Disposition auf einer Oberfläche
Mit der Einführung der .NET-basierten Disposition hat Ebeling Logistik einen Entwicklungsschritt umgesetzt. Die Planung begann 2020, die Umsetzung startete 2022. Seit Anfang 2023 arbeitet das Unternehmen mit der neuen Systemarchitektur.
In der Disposition werden unterschiedliche Transportarten und Kundenanforderungen innerhalb einer Oberfläche abgebildet. Die grafische Disposition auf .NET-Basis ermöglicht es den Anwenderinnen und Anwendern, ihre Arbeitsumgebung anzupassen. Individualisierbare Sichten, Filter und Shortcuts sowie eine höhere Performance tragen dazu bei, dass Disponenten arbeiten können.
„Die Umstellung auf die .NET-Version war ein anspruchsvolles Projekt„, sagt Weber. „Heute profitieren wir davon, dass sich die Disposition deutlich flexibler gestalten lässt, die Bedienbarkeit spürbar verbessert wurde und die unterschiedlichen Anforderungen optimal unterstützt werden.„
Über den integrierten Telematik-Server sind die Fahrzeuge an das System angebunden. Aufträge, Statusmeldungen und Dokumente werden systemgestützt ausgetauscht, wodurch Medienbrüche vermieden und die Kommunikation zwischen Disposition und Fahrern beschleunigt wird.
Automatisierung in der Abrechnung
Im Bereich der Abrechnung wurde der manuelle Aufwand durch Teilautomatisierung reduziert. Standardisierte Abrechnungen lassen sich systemgestützt abwickeln, während individuelle Abrechnungslogiken für kundenspezifische Vereinbarungen oder besondere Transportanforderungen berücksichtigt werden.
„Besonders spürbar ist die Teilautomatisierung der Abrechnung. Nach interner Einschätzung konnten wir hier eine Zeitersparnis von etwa 20 bis 30 Prozent erzielen„, sagt Weber. „Wir automatisieren dort, wo es sinnvoll ist, behalten aber bewusst Flexibilität für spezielle Anforderungen. Das entlastet die Mitarbeitenden und beschleunigt die Abläufe deutlich.„
Schnittstellen für Prozesse
WinSped fungiert bei Ebeling Logistik als Datendrehscheibe. Über Kundenschnittstellen werden Transportaufträge automatisiert in das System übernommen, gleichzeitig sind externe Systeme angebunden, etwa Telematiklösungen oder das Dokumentenmanagement. Medienbrüche werden reduziert, die Datenqualität bleibt erhalten.
Die systemgestützte Kommunikation zwischen Disposition und Fahrzeugen inklusive Statusmeldungen, Nachrichten und Fotoübertragung sorgt dafür, dass alle Beteiligten informiert sind. „Das TMS ist heute ein selbstverständlicher Bestandteil unseres Tagesgeschäfts. Automatisierte Schnittstellen sind für uns ein Schlüssel, um Prozesse stabil, transparent und effizient zu gestalten„, erklärt Weber.
Akzeptanz bei den Anwendern
Die Akzeptanz bei den Anwendern ist für Ebeling Logistik ein Faktor. Sie entsteht dort, wo Mitarbeitende ihre Arbeitsweisen im System abbilden können. Funktionen wie eigene Filter und Auswertungen ermöglichen es den Anwenderinnen und Anwendern, Informationen zusammenzustellen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. „Was nicht gut läuft, wird immer zuerst angesprochen„, sagt Weber. „Aber wir haben schnell gemerkt, dass die Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeiten des Systems sehr schätzen.„
Die Zusammenstellung von Informationen trägt zur Übersicht im Tagesgeschäft bei. Auch Auswertungen zu Touren, Umsätzen oder Zeiträumen werden genutzt, um Entwicklungen einzuordnen.
„In der Rückschau sagen viele der Anwenderinnen und Anwender heute: Da hat sich wirklich viel getan. Das System läuft stabil, ist schnell, und jeder hat sich seine Arbeitsumgebung so eingerichtet, wie er sie braucht„, so Weber.
Partnerschaft und Ausblick
Auch aus Sicht der Geschäftsführung ist die Perspektive relevant. Ebeling resümiert: „Für uns ist wichtig, nicht nur eine Plattform zu haben, die mit unseren Anforderungen mitwächst, sondern einen Softwarepartner, der zuhört und bereit ist, sich weiterzuentwickeln.„
Die Weiterentwicklung von WinSped gibt Ebeling Logistik die Möglichkeit, Prozesse weiter zu digitalisieren. Mit Blick auf die Zukunft plant das Unternehmen, den Automatisierungsgrad zu erhöhen und zusätzliche Funktionen zu nutzen. WinSped bleibt dabei die zentrale Plattform für Transport- und Logistikprozesse.
